学生档案室是全校学生档案的保管中心，其主要日常工作是保存学生档案，监督指导各二级学院归入新生档案材料，接收学生在校期间形成的归档材料，适时转出毕业生档案材料，并提供以其个人档案材料为依据的证明材料。以下是学生档案室提供的服务：
| 毕业生档案转递办理及状态查询 | |
| 受理时间 | 每周一至周五 上午：8:30-11:30；下午：14:30-18:00（夏季） 14:00-17:30（冬季） 寒暑假另行通知 |
| 受理地点 | 新长校区：江苏省盐城市希望大道南路2号盐城师范学院档案馆112室 通榆校区：江苏省盐城市开放大道50号盐城师范学院综合楼703室 |
| 联系电话 | 新长校区：0515-88251878 通榆校区：0515-88233796 |
| 毕业生 | 1、毕业生档案一律用“EMS”邮寄，不得由本人自带或委托代交。由档案馆按照我校招生就业处提供的档案邮寄单位及地址转递档案。 2、因接收单位名称、地址不准确而造成的档案原路退回 ，需招生就业处和二级学院再次更正落实地址后寄出档案。 |
| 退学生 转学生 |
主动申请退学或转学的学生需要转递档案，需提供退学或转学的学校红头文件、离校手续和接收档案的函，按规定寄送至有关单位代管。 |
| 办理流程 | 各毕业班班主任全程参与本班毕业生档案转递工作，严格遵守档案归档工作制度，按照时间节点和整理要求，组织人员进行档案的核对、归档、封装和分类，完毕后由班主任签字。 |
| 档案跟踪 | 档案馆及时将EMS单号和退回情况分享至兼职档案员QQ工作群（群内包括各毕业班班主任）。 毕业生应高度重视档案去向的即时查询，邮政EMS业务的查询期限通常为3-6个月。 |
| 学生档案内容复印 | |
| 受理时间 | 每周一至周五 上午：8:30-11:30；下午：14:30-18:00（夏季） 14:00-17:30（冬季） 寒暑假另行通知 |
| 受理地点 | 新长校区：江苏省盐城市希望大道南路2号盐城师范学院档案馆112室 通榆校区：江苏省盐城市开放大道50号盐城师范学院综合楼703室 |
| 联系电话 | 新长校区：0515-88251878 通榆校区：0515-88233796 |
| 申请主体 | 在校生持学生证（或校园一卡通）前来办理。 受托人持本人有效身份证件及委托人授权的委托书（委托书中请务必注明委托人所在二级学院、姓名、学号），请点击下载《委托书》并填写。 |
| 提供信息 | 复印理由的相关信息（材料），所在二级学院的介绍信。 |
| 办理流程 | 申请主体持上述证件及信息到现场办理。 |
| 办理时限 | 如无特殊情况，当场办结。 |
| 毕业生政审查阅档案（考研、考公等学生登记政审查档） | |
| 受理时间 | 每周一至周五 上午：8:30-11:30；下午：14:30-18:00（夏季） 14:00-17:30（冬季） 寒暑假另行通知 |
| 受理地点 | 新长校区：江苏省盐城市希望大道南路2号盐城师范学院档案馆112室 通榆校区：江苏省盐城市开放大道50号盐城师范学院综合楼703室 |
| 联系电话 | 新长校区：0515-88251878 通榆校区：0515-88233796 |
| 申请主体 | 就业单位，必须由就业单位人事部门前来查阅。在校生（准毕业生）、毕业生仅阅读本告知单以了解政审流程。 |
| 阅档流程 | 毕业生政审查阅档案请辅导员提前预约时间，申请主体持单位介绍信（需加盖毕业生所在学院公章并注明被阅档学生学号、姓名等信息）或毕业生所在学院开具的介绍信（需注明被阅档学生学号、姓名等信息）到现场查阅档案。 |
| 档案摘抄 | 1、摘抄文字内容必须与档案材料完全一致。 2、若要求加盖档案馆证明专用章：须逐条摘抄，且逐一注明此摘抄是摘抄自某年某月某材料，切忌所摘抄的文字内容为通篇摘抄后的组合。 |
| 特别说明 | 政审表盖章或签署意见一律找学生所在学院处理。 |
文书档案室保管盐城师范学院、盐城师范专科学校、盐城教育学院、盐城商业职业学校四个全宗档案，保存着建校以来行政、党群、教学、科研、财会、出版、基建、外事、设备、产品、声像、实物类档案，是学校以及各学院、学科编史修志、重温学校奋斗历程、凝练大学精神的宝贵财富。以下是文书档案室提供的服务：
| 毕业生补办毕业证书、学位证书查档及提供相关材料 | |
| 受理时间 | 每周一至周五 上午：8:30-11:30；下午：14:30-18:00（夏季） 14:00-17:30（冬季） 寒暑假另行通知 |
| 受理地点 | 江苏省盐城市希望大道南路2号盐城师范学院档案馆109室 |
| 联系电话 | 0515-88258016 |
| 申请主体 | 1、毕业生本人办理：如毕业证书/学位证书留存有复印件，请提供；本人有效身份证。 2、委托人办理：持委托人毕业证书复印件/学位证书复印件（如有）；若无委托人毕业证书复印件/学位证书复印件，需委托人提供学信网学历证明；委托人有效身份证复印件一份；被委托人有效身份证原件及复印件一份；双方签名的授权委托书一份。请点击下载《委托书》（补证专用）并填写。 |
| 提供信息 | 本人姓名、学号、就读专业、就读时间、毕业证号、学位证号等查档相关信息。 |
| 办理流程 | 档案馆仅负责查档及提供相关档案材料，申请主体需持上述证件、材料及信息到现场办理。 拿到补办材料后，按类型到以下相关部门补办毕业证书/学位证书：本科▶▶教务处学籍管理科；函授、成人高等教育、继续教育▶▶成教处、继续教育学院。 |
| 办理时限 | 如无特殊情况，当场办结，出具查档证明。 |
| 特别说明 | 如毕业证书、学位证书遗失，一般均可在学信网的学历认证平台（针对毕业证书）或者学位认证平台（针对学位证书）登入相应系统，使用证书照片或复印件申请认证，获得教育部官方认可的认证结果。如办理了补证证明书，原证书信息会在学信网系统内注销，补证证明书信息在更新到学信网之前，会影响所补学历和学位在学信网的认证。请慎重考虑是否一定要补办。 |
| 学历、学位、学籍等查询核实 | |
| 受理时间 | 每周一至周五 上午：8:30-11:30；下午：14:30-18:00（夏季） 14:00-17:30（冬季） 寒暑假另行通知 |
| 受理地点 | 江苏省盐城市希望大道南路2号盐城师范学院档案馆109室 |
| 联系电话 | 0515-88258016 |
| 申请主体 | 1、组织或人事部门办理：持盖单位公章的组织或人事部门介绍信，注明单位联系电话，办理人姓名，办理人联系电话；需要认证的项目原件或复印件（如携带原件也请准备一份复印件），如毕业证、学位证等。 2、毕业生本人办理：持本人有效身份证；需要认证的项目原件或复印件（如携带原件也请准备一份复印件），如毕业证、学位证等。 3、委托人办理：持委托人有效身份证复印件一份；被委托人有效身份证原件及复印件一份；双方签名的授权委托书一份；需要认证的项目原件或复印件（如携带原件也请准备一份复印件），如毕业证、学位证等。请点击下载《委托书》并填写。 |
| 办理流程 | 申请主体持上述证件及信息到现场办理。 |
| 办理时限 | 如无特殊情况，当场办结，出具查档证明。 |
| 特别说明 | 学历、学位、学籍等查询核实包括：录取名册、学历/学位发放记录、成绩单、四六级证书发放记录、普通话证书发放记录等。 |
| 学校法人证书利用 | |
| 受理时间 | 每周一至周五 上午：8:30-11:30；下午：14:30-18:00（夏季） 14:00-17:30（冬季） 寒暑假另行通知 |
| 受理地点 | 江苏省盐城市希望大道南路2号盐城师范学院档案馆110室 |
| 联系电话 | 0515-88258016 |
| 申请主体 | 校内各机关部处、学院工作人员。 |
| 提交材料 | 请点击下载《盐城师范学院法人证书使用签批单》并填写。 |
| 办理流程 | 申请主体持相关材料到现场办理。 |
| 办理时限 | 如无特殊情况，当场办结。 |
| 特别说明 | 1、盐城师范学院《事业单位法人证书》正本、副本均由由学校档案馆负责保管和提供利用。 2、因公务活动需要使用原件的单位，持签字盖章后的签批单到档案馆办理。 3、《事业单位法人证书》使用后应立即归还，不得转借或挪作他用。 |
| 其他综合档案利用 | |
| 受理时间 | 每周一至周五 上午：8:30-11:30；下午：14:30-18:00（夏季） 14:00-17:30（冬季） 寒暑假另行通知 |
| 受理地点 | 江苏省盐城市希望大道南路2号盐城师范学院档案馆109室 |
| 联系电话 | 0515-88258016 |
| 申请主体 | 校内各机关部处、学院工作人员。 |
| 提交材料 | 请点击下载《档案查询利用申请表》并填写，加盖单位公章。 |
| 办理流程 | 电话预约或现场办理。 |
| 办理时限 | 如无特殊情况，当日办结。 |
| 特别说明 | 1、学校会议记录利用需向学校办公室申请。 2、财会类档案利用需向学校财务处申请。 3、教师一般只可查询本人的科研项目档案。 4、各单位一般只可查询本单位归档档案。 |
